• 14.3. Ruimtebeheer en communicatie

Een gebruiker (huurder) van een bedrijfsruimte is tevens een klant van de verhuurder en deze huurder mag zoals elke klant verwachten dat hij geleverd krijgt waarvoor hij betaalt. Namelijk een prettige ruimte die in alle opzichten voldoet aan het door hem gestelde bij het afsluiten van het huurcontract waardoor hij zijn bedrijfsactiviteiten ten volle tot uitdrukking kan laten komen en dat alle bijkomende voorzieningen in een uitstekende staat verkeren en blijven verkeren.

Verhuurder daarentegen mag van huurder verwachten dat hij op een goede en nette manier omgaat met hetgeen hem wordt geboden en dat hij zijn bijdrage levert in het tot stand houden hiervan.

Verhuurder daarentegen mag van huurder verwachten dat hij op een goede en nette manier omgaat met hetgeen hem wordt geboden en dat hij zijn bijdrage levert in het tot stand houden hiervan.

Bovendien zullen er tijdens en vanwege het gebruik van een pand regelmatig kleinere en grotere reparaties moeten worden uitgevoerd. Daarnaast kan het nodig zijn, bijvoorbeeld vanwege een uitbreiding of reorganisatie van een bedrijf, dat een gehuurde ruimte moet worden veranderd. Ook een wisseling van personeel brengt met zich mee dat de verhuurder in actie moet komen. Immers vanwege het elektronisch, geautoriseerde, sleutelsysteem zullen de rechten van het vertrekkend personeelslid software-matig moeten worden aangepast en moeten er rechten worden toegekend aan de sleutel van het nieuwe personeelslid. 

Het bovenstaande is slechts een kleine opsomming van vereiste actie en wederactie tussen verhuurder en huurder. Om dit in goede banen te leiden en de huurder tevreden te houden is een snelle reactie vereist. Dus in elk geval: goed communiceren!

Manieren om deze communicatie snel en goed te laten verlopen zijn de volgende;

  • persoonlijk contact
  • telefonisch contact
  • corresponderen d.m.v. brief en/of e-mail

Verder wordt binnen "De Compagnie", het bedrijf dat als voorbeeld wordt genomen, zo'n vijfmaal per jaar een zogenaamd "huurdersoverleg" georganiseerd waarin de verhuurder en huurder vergaderpunten kunnen inbrengen die tot verbetering van gebruik van het pand kunnen leiden.

Eventuele onderlinge "huurders-irritaties" kunnen worden besproken en snel worden opgelost. Ook wordt op deze wijze nader kennis gemaakt met elkaar en wordt men op de hoogte gebracht van diverse ontwikkelingen binnen de verschillende bedrijven.Mogelijk komt hierdoor ook een beoogd synergie-effect op gang.

Eenmaal per jaar wordt er een "nieuwjaarsborrel" georganiseerd door de verhuurder waarbij het gehele personeel van elk bedrijf wordt uitgenodigd. In een informele sfeer ontmoeten alle gebruikers van het pand elkaar waardoor gedurende het jaar een ieder wordt herkend en er een gevoel van "ons pand" ontstaat wat de onderlinge communicatie vereenvoudigd en een goed gebruiken van het pand wordt bevorderd. 

Om alle afspraken tussen huurder en verhuurder nog eens duidelijk onder de aandacht te brengen is het goed om naast het huurcontract met haar algemene bepalingen een "huishoudelijk reglement" op te stellen waarin verschillende zaken nog eens nader worden besproken en vastgelegd en ook dit aan de huurder te overhandigen.